Descriptif de l’emploi
Au sein du CCAS de la Ville, la secrétaire administrative aura pour missions générales :
*Accueil téléphonique du public
*Renseignement et orientation
*Gestion administrative
*Manifestations
Missions, conditions d’exercice
Au sein du CCAS de la Ville, la secrétaire administrative effectuera les activités et tâches suivantes :
Accueil téléphonique du public du CCAS
Accueil du public
Prendre des messages
Favoriser l’expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en relation des correspondants
S’adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Renseignement et orientation du public du CCAS :
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion administrative
Préparation du conseil d’administration avec note de synthèse, ordre du jour, convocation, délibérations avec processus de dématérialisation et comptes- rendus.
Montage des dossiers d’aide sociale, aide obligatoire, aide individualisée.
Convocation expulsion, dossiers RSA.
Constitution du dossier d’obligation alimentaire.
Fichiers vaccinations,
Plan canicule
Domiciliation pour les gens du voyage et les personnes sans domicile
Enregistrement du courrier
Manifestation portée par le CCAS :
Colis de fin d’année
Repas des ainés.
En fonction de l’évolution du service, les missions pourront évoluer.
Techniques d’accueil, règles de communication
Techniques de communication téléphonique
Caractéristiques des publics
Directives et procédures d’instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagersSavoir être :
Excellentes qualités relationnelles, et rédactionnelles.
Rigueur. Travail en équipe. Sens des responsabilités et de la communication. Autonomie. Polyvalence.Formations, diplômes requis : Niveau BTS
