Suite à une mobilité interne au sein du service Accueil de l’Hôtel de Ville et au déploiement du dispositif recueil des CNI et passeports, la Ville de CHASSE SUR RHONE recherche un agent d’accueil, Officier d’Etat-Civil et en charge de l’établissement des CNI et des passeports sur un temps dédié.
Activités et tâches liées au poste :
Etat-civil :
Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil :
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissance, décès, etc)
Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d’établissement ou de séjour, etc).
Contrôler l’authenticité des attestations fournies.
Recensement militaire
Accueil et renseignement du public sur les services de l’état civil :
Expliquer les principes de la filiation
Expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte d’état civil.
Etablissement des dossiers de mariage :
Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes d’état civil des pays d’origine
Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage.
Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
Inscrire le mariage dans le registre
Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer sur demande des extraits des registres
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Accueil :
Accueil physique et téléphonique du public :
Accueil du public
Prendre des messages
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en relation des correspondants
S’adapter aux publics de cultures différentes
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Gérer un planning
Aider à rédiger des documents administratifs
Accueil et renseignements du public sur toutes les questions relatives à la vie dans la commune : Eclairage public, containers poubelles, voiries communales…
Transmission des requêtes des administrés auprès des services ou élus référents
Réponses orales ou écrites faites aux administrés par l’accueil central
Gestion et affichage d’informations:
Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage
Suivi et mise à jour de la messagerie Mairie
Elections :
Réception des inscriptions et participation aux scrutins électoraux si besoin.
Cartes transports LVA
Activité ponctuelle :
Ouverture du courrier, enregistrement, dispatching, affranchissement courrier
Navette courrier.
Classement et archivage réguliers.
Activités secondaires et ponctuelles liées au DR :
* Accueillir le public et répondre aux demandes :
* Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique
* Informer les usagers sur la réglementation en matière de CNI /passeports : formalités de création ou de
renouvellement.
* Etablir les dossiers de demande de CNI et PASSEPORTS
* Renseigner, informer et orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant
* Assurer les tâches administratives du service :
* Contrôler la validité des dossiers (photos, documents fournis)
* Transmettre les dossiers aux autorités compétentes (Préfecture / CERT de la région)
* Remettre et délivrer les documents d’identité
* Appliquer la règlementation relative à la délivrance des CNI et PASSEPORTS
* Traiter la partie administrative (statistiques, destruction des anciens documents, …)
* Délivrer les CNI et passeports et gestion des destructions
* Gérer et optimiser le planning des rendez-vous
* Archivages de dossiers
* Contrôler les documents et alerter en cas de problème :
* Vérifier l’authenticité des actes et des documents
* Alerter le responsable de service ou les autorités de tutelles (Sous-Préfecture, force de l’ordre, Agence
Nationale des titres sécurisés en cas de doute ou problème).
* Suivre les dossiers douteux ou problématiques
Les missions et activités ci-dessus sous entendent des tâches non listées.
L’agent peut se voir confier d’autres missions dans le cadre du projet lié à la délivrance des CNI et des
passeports.
L’agent peut ponctuellement et/ou en cas de nécessité liée à la mission de service public, assurer d’autres
activités.
Profils recherchés :
Exigences du poste :
Savoir et savoir faire :
Techniques d’accueil, règles de communication
Techniques de communication téléphonique
Droits et obligations des usagers
Information générale relative à l’état civil
Logiciels dédiés de gestion administrative : E magnus
Procédures relatives aux formalités administratives : mariages, décès, naissances, adoption
Techniques rédactionnelles administratives
Techniques d’accueil du public et de régulation
Technique d’écoute
Connaissances en droit électoral, en droit civil
Savoir être :
Excellentes qualités relationnelles, et rédactionnelles.
Rigueur. Travail en équipe. Sens des responsabilités et de la communication. Autonomie. Polyvalence.
Formations, diplômes requis : Niveau baccalauréat
Intégralité de la fiche de poster en cliquant ici
